Кодекс Ивентора

Введение.

Кодекс Ивентора – это основополагающий документ профессионального сообщества, включающий свод правил поведения, обязательных для его членов.

Несоблюдение членом профессионального сообщества Кодекса Ивентора влечет за собой санкции, вплоть до исключения из профессионального сообщества и внесением во всероссийский Черный Список Ивенторов.

Положения настоящего Кодекса являются базовыми, поскольку не представляется возможным ввести требования, распространяющиеся на все ситуации и обстоятельства, с которыми могут столкнуться члены профессионального сообщества в своей работе.

Если пункты Кодекса вступают в конфликт с договором между Агентом и Исполнителем, приоритет имеют условия подписанного обеими сторонами договора.

Цели и задачи

Цель «Кодекса Ивентора»:

- защита интересов членов профессионального сообщества.

Задачи:

- дать понятный и простой инструмент для регулирования профессиональных отношений;

- защитить профессиональные интересы каждого члена профессионального сообщества;

Термины и определения

Кодекс Ивентора – это основополагающий документ профессионального сообщества, включающий свод правил поведения, обязательных для его членов.

Клиент – заказчик услуги по организации и проведению мероприятия

Агент – сторона оказывающая услуги Клиенту, агентом могут выступать, как ивент менеджеры различных агентств, так и частники.

Исполнитель – сторона, предоставляющая за плату свои услуги Агенту.

Черный Список – список неблагонадежных ивенторов

Совет Трёх – судейский орган профессионального сообщества

Арендодатель – юридическое или физическое лицо, предоставляющее в аренду своё имущество.

Арендатор – лицо, арендующее что-либо.

Гонорар – вознаграждение за работу.

Сделка – договоренность о выполнении обязательств по Заказу

Заказ – объявление о поиске исполнителя.

Форс-мажор – чрезвычайное обстоятельство, которое заставляет действовать вопреки намерению.

Общие положения

Вся информация по предстоящему мероприятию должна быть указана в электронной форме (социальные сети, e-mail, смс, месенджеры).
Дублировать устную информацию в электронной форме
Адрес и другая информация должны быть указаны в доступной форме
1. Исполнитель вправе требовать с агента любых разъяснений по предстоящему мероприятию, если информация по заказу вызывает вопросы и недопонимание
2. Если Исполнитель не реализует свое право описанное в пункте 3.1, информация по мероприятию считается полностью принятой
Представитель Агентства обязан максимально подробно донести до Исполнителя информацию по условиям работы на мероприятии
Выдаваемый Агентом костюм/реквизит/оборудование должен находиться в надлежащем качестве и рабочем состоянии. В противном случае, ответственность за претензии со стороны Клиента и возможный срыв мероприятия, несет Агентство.
1. Вышеуказанный пункт относится к ситуации, когда Агент выдает Исполнителю своё собственное, а не арендованное имущество.
2. В случае, если костюм/реквизит/оборудование Исполнитель берёт в аренду по собственной инициативе или по указанию Агента – Исполнитель обязан проверить качество и рабочее состояние арендованного имущества.
  1. Исполнитель обязан всеми возможными способами сообщить Агенту обо всех изъянах арендованного имущества, если таковые имеют место быть, в противном случае ответственность за его использование ложится на плечи Исполнителя.
  2. В случае, если с Агентом невозможно было связаться по вопросу использования на мероприятии арендованного имущества с явными изъянами, то с Исполнителя снимается ответственность описанная в пункте 5.2.1

При заключении сделки (передача заказа) обе стороны должны четко и ясно донести до оппонента свою позицию по статусу заказа. Уточнение: агент должен дать полную информацию по заказу и точно дать понять исполнителю, что именно он назначен на заказ; исполнитель обязан, внимательно изучив данные по мероприятию, точно дать понять агенту, что он готов взяться за заказ. В противном случае Совет Трёх имеет право отказать истцу в подаче жалобы.
Агент имеет право не отвечать каждому исполнителю, откликнувшемуся на его запрос.
Вопросы фото/видео съемки исполнителем на мероприятиях от агентства обсуждаются заранее.
1. Исполнитель не вправе производить фото/видео съемку во время работы на мероприятиях от агентства, если только это не оговорено ранее между исполнителем и агентом.
2. Исполнитель, работая на мероприятии от Агента не имеет права самовольно просить фото/видео материалы от гостей
Срок передачи комиссии/выплата гонорара
1. Если не оговорено иное, допустимый срок выплаты гонорара и передачи комиссионных не превышает 3 (трёх) рабочих дней. Совет Трёх может приступить к разбирательству о неуплате только по истечению указанного срока
2. Условия постоплаты (оплата работы Исполнителя по прошествии мероприятия) определяются предварительной договоренностью между Агентом и Исполнителем
3. Претензии по невыплате постоплатного гонорара принимаются не раньше, чем через 3 (три) рабочих дня после завершения оговоренного срока.
4. Если постоплата не была оговорена Агентом заранее, то на выплату гонорара у него есть 3 (три) рабочих дня со дня окончания мероприятия.
Чаевые, оставленные на мероприятии Клиентом Исполнителю, принадлежат исключительно и в полном объеме Исполнителю.

Права и обязанности сторон

Исполнитель не имеет права разглашать Клиенту подробности финансовых отношений между Исполнителем и Агентством
Исполнитель не имеет права раздавать личные контакты на мероприятии от Агентства
Исполнитель не имеет права перепродавать заказы третьим лицам
1. В случае, если Исполнитель является Субподрядчиком, он обязан сообщить об этом Агенту, дабы не вводить его в заблуждение.
Исполнитель не может без согласования с Агентством ставить на заказ вместо себя замену.
Продление
1. Агент не имеет права принуждать Исполнителя к продлению
2. Агент обязан заранее предупредить Исполнителя о возможности продления и получить согласие
3. Исполнитель, дав согласие на возможное продление, обязан учитывать эту возможность в рабочем графике, так чтобы заказы не накладывались и не создавали друг другу проблем
4. Условия продления работы Исполнителя на мероприятии оговариваются Агентом заранее
5. Если Агент не оговорил условия указанные в пункте 5.4, то Исполнитель имеет право назвать свою собственную стоимость за продление.
  1. Предварительно Исполнитель обязан сделать всё, чтобы связаться с Агентом, если это возможно в сложившихся обстоятельствах
  2. Если связаться с Агентом не удалось, Исполнитель действует в соответствии с пунктом 5.5 настоящего Кодекса.
  3. Выплата комиссионных с продления такому Агенту зависит от желания Исполнителя.

Исполнитель имеет право заблаговременно отказаться от взятого ранее заказа.
1. Под заблаговременной отменой подразумевается разумный отрезок времени, за который Агент может найти равноценную замену.
Исполнитель обязан выполнить взятые на себя обязательства по заказу.
Агент обязан обеспечить сопровождение мероприятия.
Агент обязан выполнить взятые на себя обязательства перед Исполнителем в оговоренный срок и в полном объеме.
Исполнитель не обязан вести переговоры с клиентом, если иное не оговорено сторонами ранее.
Исполнитель и Агент лишаются права на обращение в Совет Трёх и защиту по настоящему Кодексу, в случае если продолжают сотрудничество с лицами занесёнными Советом в Черный Список.

Отмена мероприятия

При заблаговременной отмене мероприятия со стороны Клиента, Агент не выплачивает неустойку Исполнителю.
1. Агент обязан сообщить Исполнителю об отмене мероприятия сразу, после того, как ему стало известно об этом
2. Компенсировать понесенные Исполнителем расходы. Уточнение: если приобретенные материалы нельзя использовать повторно (сухой лед, азот, жидкость для ШМП, продукты питания для мк и пр.) агенты выплачивает всю сумму расходов, а исполнитель отдает агенту приобретенные материалы; если же материалы не портятся и пригодны к дальнейшему использованию (нетронутая бумага для шоу, материалы для мк и пр.) агент и исполнитель вольны договориться об их дальнейшей судьбе самостоятельно: исполнитель может оставить материалы у себя либо же за плату (по чеку) передать агенту
Понятие «заблаговременная отмена» различается в зависимости от специфики отдельного взятого направления в ивенте. Определяется на усмотрение Совета Трёх.
Если Исполнитель к моменту отмены мероприятия понес финансовые расходы в связи с предстоящим заказом, Агент обязан выплатить все в полном размере, в рамках существующей договоренности.
Если отмена произошла не заблаговременно, Агент обязан выплатить неустойку Исполнителю. Размер неустойки стороны могут определить самостоятельно или, если не удалось договориться, при содействии Совета Трёх.
1. Размер неустойки не может превышать 50% от заявленного Гонорара.
Срочный заказ – это заказ взятый не более чем за 24 часа до начала мероприятия.
1. При отмене срочного заказа, понятия «заблаговременной и не заблаговременной отмены» не действуют. Все случаи рассматриваются Советом Трёх в частном порядке.
При срыве мероприятия по вине Агента, тот обязан выплатить Исполнителю гонорар в полном объеме.
При срыве мероприятия по вине Исполнителя, тот обязан выплатить Агенту комиссионные в полном объеме.

Аренда

Объектом аренды в контексте данного документа являются костюмы, реквизит, декорации, оборудование.
Если объект аренды для мероприятия Исполнитель арендует самостоятельно, то и ответственность перед арендодателем несет Исполнитель.
В случае, если Агент берет на себя ответственность за аренду объекта аренды для Исполнителя, то залог и соответственно оплата аренды должна быть произведена непосредственно стороной агента.
1. При этом ответственность за объект аренды перед Арендодателем несёт Агент
2. Отношения Агента и Исполнителя при порче арендованного костюма/реквизита/оборудования регулируются пунктом 7 раздела «Конфликт с Арендодателем» настоящего Кодекса.
Исполнитель, при работе от Агента, не обязан вносить свои собственные средства за аренду и залог объекта аренды, если иное не оговорено письменно между агентом и исполнителем ранее.
1. Важное уточнение, если агент закладывает стоимость аренды объекта аренды в гонорар исполнителя, то все расходы (стоимость аренды и залог), а соответственно и ответственность за арендованное имущество, ложатся на плечи Исполнителя.
Агент обязан утвердить объект аренды предоставляемый исполнителем, если по какой-то причине агентство не выдает собственного.
В случае если Исполнитель намеренно или вынужденно использует незаявленный ранее объект аренды, он берет на себя всю ответственность за подобное решение и если этот факт станет причиной претензии со стороны Клиента, исполнитель может быть оштрафован Агентом или понести ответственность иными способами на усмотрение Совета Трёх.

Конфликт с арендодателем

В случае, если объект аренды был арендован Агентом посредством Исполнителя, то все разбирательства Арендодатель обязана вести с Агентом. Перед Арендодателем ответственным лицом является Агент. Соответственно и все расходы в результате разбирательства ложатся на Агента. Агент, в свою очередь ведет разбирательство со своим Исполнителем.
При передачи объекта аренды в аренду арендатор обязан детально проверить принимаемый объект и, при обнаружении повреждений или несоответствия реального вида с предоставленными ранее изображениями или информацией о техническом состоянии, сообщить об этом Арендодателю, сфотографировать объект аренды.
Арендатор при работе с Арендодателем принимает его правила и обязуется работать в соответствии с условиями Арендодателя.
1. Обязанность за ознакомление с правилами работы Арендодателя лежит на Арендаторе.
Арендодатель имеет право взимать неустойку за повреждения объекта аренды из залога внесенного ранее Арендатором, а в случае если повреждения критичные и на ремонт/покупку объекта аренды требуется больше средств, чем было заложено в залоговую стоимость, арендодатель имеет право требовать с арендатора дополнительные средства, но исключительно по чеку или иному документу подтверждающим финансовые затраты Арендодателя.
Арендодатель обязан иметь прейскурант на возможные повреждения объекта аренды. В противном случае при разбирательстве Совет Трёх имеет право самостоятельно определить стоимость ущерба.
При нарушении Арендодателем условий выдачи объекта аренды, которые ставят под угрозу проведение мероприятия или его срыв, Арендодатель несёт полную ответственность за последствие своих непрофессиональных действий.
1. Арендатор, в отношении которого было совершено нарушение, обязан предоставить фактические доказательства понесенных потерь.
Порча объекта аренды.
1. За порчу арендованного костюма арендатор несет ответственность, в соответствии с пунктом 4 и 5 раздела «Аренда» настоящего Кодекса.
2. Исполнитель несёт ответственность за имущество Агента, взятое для проведения мероприятия.
3. При потере имущества Агента, Исполнитель обязан компенсировать его расход на приобретение замены по чеку или иному документу подтверждающему издержки Агента.
4. Если Агентом не было определена ответственность за порчу имущества Агента, Совет Трёх имеет право на своё усмотрение определить размер выплат.

Штрафы

Агент обязан предупредить Исполнителя об ответственности за нарушение трудовой дисциплины, в точности размер штрафа за опоздание и пр.
При нарушении трудовой дисциплины Исполнителем и отсутствии предупреждения со стороны Агента, размер штрафа определяется на усмотрение Совета Трёх.

Форс-мажор

Форс-мажор и обстоятельства непреодолимой силы.
1. Агент, Клиент и Исполнитель, в дальнейшем именуемые Стороны, а по отдельности Сторона, освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств по заказу, если это неисполнение явилось следствием форс-мажора или обстоятельств непреодолимой силы, возникших после заключения сделки по заказу, которые Сторона не могла ни предвидеть, ни предотвратить разумными мерами.
2. К вышеуказанным обстоятельствам в контексте настоящего Кодекса, в частности, относятся: стихийные бедствия, война или военные действия, забастовка в отрасли или регионе, а также их последствия; принятие органами государственной власти нормативного акта, повлекшего невозможность исполнения обязательств по заказу любой из Сторон.
3. Данный перечень обстоятельств непреодолимой силы не является исчерпывающим и может включать все иные обстоятельства, подпадающие в соответствии с действующим законодательством РФ под понятие непреодолимой силы.
4. О наступлении обстоятельств непреодолимой силы Стороны обязаны незамедлительно информировать друг друга.
5. Подтверждением факта наступления обстоятельств непреодолимой силы являются документы, выданные уполномоченным органом.